Privacy Policy | গোপনীয়তা নীতি

Association of Voluntary Actions for Society (AVAS) respects your privacy and is committed to handling personal information responsibly, securely and transparently. This Privacy Policy explains what information AVAS may collect through https://avas.org.bd, why it is collected, how it is used and protected, when it may be shared, how long it may be retained, and what choices or rights you may have.

Association of Voluntary Actions for Society (AVAS) আপনার গোপনীয়তাকে সম্মান করে এবং ব্যক্তিগত তথ্য দায়িত্বশীল, নিরাপদ ও স্বচ্ছভাবে পরিচালনা করতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ। এই গোপনীয়তা নীতিতে **https://avas.org.bd**-এর মাধ্যমে AVAS কী তথ্য সংগ্রহ করতে পারে, কেন সংগ্রহ করে, কীভাবে ব্যবহার ও সুরক্ষিত রাখে, কখন শেয়ার করতে পারে, কতদিন সংরক্ষণ করতে পারে এবং আপনার কী ধরনের অধিকার বা পছন্দ থাকতে পারে তা ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

AVAS seeks to handle personal information consistently with the Personal Data Protection Act, 2026, the Cyber Security Act, 2026 (as amended) and other laws and obligations applicable in Bangladesh.

AVAS ব্যক্তিগত উপাত্ত সুরক্ষা আইন, ২০২৬, সাইবার সুরক্ষা আইন, ২০২৬ (সংশোধিত) এবং বাংলাদেশে প্রযোজ্য অন্যান্য আইন ও দায়িত্বের সঙ্গে সামঞ্জস্য রেখে ব্যক্তিগত তথ্য পরিচালনার চেষ্টা করে।

This Policy applies to information collected through visits to the website, contact and subscription forms, feedback or complaint channels, safeguarding or whistleblowing reports, vacancy or tender-related submissions, staff/member/reporter registration and login, progress-report submissions, file uploads, the AVAS AI Assistant and other website interactions. A separate notice or agreement may apply to a particular programme, employment process, investigation or service. If there is a conflict, the more specific notice will apply to that activity.

এই নীতি website visit, contact ও subscription form, মতামত বা অভিযোগের মাধ্যম, safeguarding বা whistleblowing report, vacancy বা tender-সংক্রান্ত submission, staff/member/reporter registration ও login, progress-report submission, file upload, AVAS AI Assistant এবং website-এর সঙ্গে অন্যান্য interaction-এর ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। কোনো নির্দিষ্ট programme, নিয়োগ প্রক্রিয়া, তদন্ত বা service-এর জন্য পৃথক notice বা agreement প্রযোজ্য হতে পারে। কোনো অসামঞ্জস্য হলে সংশ্লিষ্ট কার্যক্রমের জন্য অধিক নির্দিষ্ট notice প্রযোজ্য হবে।

1. Who We Are | আমরা কারা

The Association of Voluntary Actions for Society (AVAS) is a non-profit, non-governmental organisation based in Barishal, Bangladesh. AVAS works with communities and stakeholders in areas including humanitarian action, climate resilience, gender equality, safeguarding, human rights, livelihoods, health, education and inclusive development.

Association of Voluntary Actions for Society (AVAS) বাংলাদেশের বরিশালভিত্তিক একটি অলাভজনক ও বেসরকারি উন্নয়ন সংস্থা। AVAS মানবিক সহায়তা, জলবায়ু সহনশীলতা, জেন্ডার সমতা, safeguarding, মানবাধিকার, জীবিকা, স্বাস্থ্য, শিক্ষা ও অন্তর্ভুক্তিমূলক উন্নয়নসহ বিভিন্ন ক্ষেত্রে জনগোষ্ঠী ও অংশীজনদের সঙ্গে কাজ করে।

Website: https://avas.org.bd
Email: info@avas.org.bd
Hotline: +8801805012393
Address: AVAS Bhaban, Amirkutir Lane, Alekanda, Barishal-8200, Bangladesh

For privacy-related enquiries or requests, use the contact details above or the AVAS contact page at https://avas.org.bd/contact/.

গোপনীয়তা-সংক্রান্ত প্রশ্ন বা অনুরোধের জন্য উপরের যোগাযোগের তথ্য অথবা https://avas.org.bd/contact/ ঠিকানার AVAS contact page ব্যবহার করুন।

2. Information We May Collect | আমরা যে তথ্য সংগ্রহ করতে পারি

Depending on how you use the website, AVAS may collect the following categories of information:

Website ব্যবহারের ধরন অনুযায়ী AVAS নিচের ধরনের তথ্য সংগ্রহ করতে পারে:

a. Contact and subscription information | যোগাযোগ ও subscription-এর তথ্য

Your name, email address, telephone number, organisation, location and the content of a message you voluntarily submit through a contact, feedback or newsletter/subscription form.

Contact, feedback বা newsletter/subscription form-এর মাধ্যমে স্বেচ্ছায় দেওয়া আপনার নাম, email address, telephone number, সংস্থা, অবস্থান এবং message-এর বিষয়বস্তু।

b. Feedback, complaint, whistleblowing and safeguarding information | মতামত, অভিযোগ, whistleblowing ও safeguarding-এর তথ্য

The type and subject of a report, description of an incident or concern, date, location, people or organisations involved, expected action, supporting evidence and any contact details you choose to provide. These submissions may contain sensitive information about health, disability, gender, sexual harassment, exploitation, abuse, children, survivors, alleged misconduct or other vulnerable circumstances.

Report-এর ধরন ও বিষয়, ঘটনা বা উদ্বেগের বিবরণ, তারিখ, স্থান, সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি বা সংস্থা, প্রত্যাশিত পদক্ষেপ, সহায়ক প্রমাণ এবং আপনার দেওয়া যোগাযোগের তথ্য। এসব submission-এ স্বাস্থ্য, প্রতিবন্ধিতা, জেন্ডার, যৌন হয়রানি, শোষণ, নির্যাতন, শিশু, survivor, সম্ভাব্য অসদাচরণ বা অন্য কোনো ঝুঁকিপূর্ণ পরিস্থিতি-সংক্রান্ত সংবেদনশীল তথ্য থাকতে পারে।

Where anonymous reporting is available, you may choose not to identify yourself. However, anonymity may limit AVAS's ability to verify facts, contact you or provide an individual response.

Anonymous reporting-এর সুযোগ থাকলে আপনি নিজের পরিচয় প্রকাশ না করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। তবে পরিচয় গোপন রাখলে তথ্য যাচাই, আপনার সঙ্গে যোগাযোগ বা ব্যক্তিগতভাবে উত্তর দেওয়ার ক্ষেত্রে AVAS-এর সক্ষমতা সীমিত হতে পারে।

c. Account and authentication information | Account ও authentication-এর তথ্য

For authorised staff, members, reporters, administrators or other registered users, AVAS may process a username, name, email address, organisation, role, account status, login and authentication records, password reset information and security events. AVAS does not intend to store passwords as readable text; the website platform stores passwords using a protected hashing process.

অনুমোদিত staff, member, reporter, administrator বা অন্য registered user-এর ক্ষেত্রে AVAS username, নাম, email address, সংস্থা, role, account status, login ও authentication record, password reset information এবং security event প্রক্রিয়াকরণ করতে পারে। AVAS password পাঠযোগ্য text হিসেবে সংরক্ষণ করতে চায় না; website platform সুরক্ষিত hashing process ব্যবহার করে password সংরক্ষণ করে।

d. Programme, reporting, recruitment and procurement information | Programme, reporting, recruitment ও procurement-এর তথ্য

Information entered in progress reports, staff data forms, applications, expressions of interest, quotations, tenders or related documents. This may include professional history, project information, financial or organisational details, photographs, results, supporting documents and contact details.

Progress report, staff data form, application, expression of interest, quotation, tender বা সংশ্লিষ্ট নথিতে দেওয়া তথ্য। এর মধ্যে পেশাগত ইতিহাস, project information, আর্থিক বা প্রাতিষ্ঠানিক তথ্য, ছবি, ফলাফল, সহায়ক নথি ও যোগাযোগের তথ্য থাকতে পারে।

e. Uploaded files and media | Upload করা file ও media

Documents, photographs, reports or other files you choose to upload. Photographs and some documents may contain embedded metadata, including location or device information. Remove unnecessary metadata and submit only information relevant to the intended purpose.

আপনার upload করা document, photograph, report বা অন্য file। Photograph ও কিছু document-এ location বা device information-সহ embedded metadata থাকতে পারে। অপ্রয়োজনীয় metadata সরিয়ে শুধু নির্ধারিত উদ্দেশ্যের সঙ্গে প্রাসঙ্গিক তথ্য জমা দিন।

f. Technical, usage and security information | কারিগরি, ব্যবহার ও নিরাপত্তা তথ্য

Internet Protocol (IP) address, browser and device information, operating system, referring page, date and time, requested pages, login events, security logs, error records, form-protection information and limited identifiers used to maintain sessions, prevent abuse, troubleshoot problems and secure the website.

Internet Protocol (IP) address, browser ও device information, operating system, referring page, তারিখ ও সময়, requested page, login event, security log, error record, form-protection information এবং session বজায় রাখা, অপব্যবহার প্রতিরোধ, সমস্যা সমাধান ও website সুরক্ষায় ব্যবহৃত সীমিত identifier।

3. AVAS AI Assistant | AVAS AI Assistant

The AVAS AI Assistant is an information service intended to help visitors find approved public information about AVAS. It is not an emergency, counselling, legal, medical, financial, recruitment or case-management service, and it does not make decisions that produce legal or similarly significant effects.

AVAS AI Assistant হলো AVAS সম্পর্কে অনুমোদিত public information খুঁজে পেতে সহায়তাকারী একটি তথ্যসেবা। এটি emergency, counselling, legal, medical, financial, recruitment বা case-management service নয় এবং আইনগত বা একই ধরনের গুরুত্বপূর্ণ প্রভাব ফেলে এমন সিদ্ধান্ত গ্রহণ করে না।

When you use the Assistant:

• The text of your question, selected language and temporary session information are processed so that the Assistant can respond.
• Some verified answers may be provided directly by the AVAS website without sending the question to an external AI model.
• When AI processing or knowledge search is required, the question and relevant extracts from AVAS-approved public sources may be sent securely to the OpenAI API to generate and validate a response.
• The system is configured not to request persistent storage of the generated API response (store: false). OpenAI may nevertheless retain limited API data in abuse-monitoring logs in accordance with its own data controls and legal obligations.
• OpenAI states that API data is not used to train or improve its models unless the API customer explicitly opts in. OpenAI also states that default abuse-monitoring logs may be retained for up to 30 days, unless longer retention is legally required or reasonably necessary to prevent harm. Current information is available in OpenAI's Data Controls documentation.
• AVAS-approved public documents may be indexed in an OpenAI-hosted vector store so the Assistant can search them. Internal or confidential documents should not be placed in the public knowledge store.
• Do not enter confidential case details, passwords, financial account information, identification numbers, health records, information identifying a child or survivor, or other unnecessary sensitive personal information into the Assistant.
• AI-generated answers may contain mistakes. Verify important information through the cited AVAS source or contact AVAS directly.

Assistant ব্যবহার করলে:

• উত্তর দেওয়ার জন্য আপনার প্রশ্নের text, নির্বাচিত ভাষা এবং অস্থায়ী session information প্রক্রিয়াকরণ করা হয়।
• কিছু verified answer বাইরের AI model-এ প্রশ্ন না পাঠিয়েই AVAS website থেকে সরাসরি দেওয়া হতে পারে।
• AI processing বা knowledge search প্রয়োজন হলে প্রশ্ন এবং AVAS অনুমোদিত public source-এর প্রাসঙ্গিক অংশ নিরাপদভাবে OpenAI API-তে পাঠানো হতে পারে।
• API-generated response স্থায়ীভাবে সংরক্ষণের অনুরোধ না করার জন্য system-টি store: false হিসেবে configured। তবে OpenAI তার নিজস্ব data control ও আইনগত দায়িত্ব অনুযায়ী abuse-monitoring log-এ সীমিত API data রাখতে পারে।
• OpenAI-এর তথ্য অনুযায়ী API customer স্পষ্টভাবে opt in না করলে API data model train বা improve করতে ব্যবহার করা হয় না। OpenAI আরও জানায় যে default abuse-monitoring log সর্বোচ্চ ৩০ দিন রাখা হতে পারে, যদি আইনগতভাবে আরও বেশি সময় রাখা বা ক্ষতি প্রতিরোধে তা যুক্তিসংগতভাবে প্রয়োজন না হয়। বর্তমান তথ্য OpenAI Data Controls documentation-এ পাওয়া যাবে।
• Assistant-এর search-এর জন্য AVAS অনুমোদিত public document OpenAI-hosted vector store-এ index করা হতে পারে। Internal বা confidential document public knowledge store-এ রাখা উচিত নয়।
• Assistant-এ confidential case detail, password, financial account information, identification number, health record, শিশু বা survivor-কে শনাক্তকারী তথ্য অথবা অন্য অপ্রয়োজনীয় sensitive personal information দেবেন না।
• AI-generated answer-এ ভুল থাকতে পারে। গুরুত্বপূর্ণ তথ্য cited AVAS source থেকে যাচাই করুন অথবা সরাসরি AVAS-এর সঙ্গে যোগাযোগ করুন।

AI Assistant analytics and consent | AI Assistant analytics ও consent

The Assistant uses a temporary pseudonymous session and limited service metadata such as language, topic category, whether a question was answered, number of sources used, timestamps, token usage, estimated API cost, response status and technical error information. This supports security, rate limiting, service monitoring, cost control and improvement.

Assistant একটি temporary pseudonymous session এবং ভাষা, topic category, প্রশ্নের উত্তর দেওয়া হয়েছে কি না, ব্যবহৃত source-এর সংখ্যা, timestamp, token usage, আনুমানিক API cost, response status ও technical error-এর মতো সীমিত service metadata ব্যবহার করে। এগুলো security, rate limiting, service monitoring, cost control ও উন্নয়নে সহায়তা করে।

The Assistant provides an optional checkbox allowing you to consent to AVAS retaining a short excerpt of your question to improve the service. A readable excerpt should be retained only when you select that option and AVAS has enabled content logging. If you do not consent, AVAS should not retain a readable excerpt in its local chat analytics, although a one-way question hash and limited service metadata may still be recorded. Your question may still need to be transmitted to OpenAI to generate an answer, as explained above.

Assistant-এ একটি optional checkbox রয়েছে, যার মাধ্যমে service উন্নয়নের জন্য AVAS-কে আপনার প্রশ্নের একটি সংক্ষিপ্ত অংশ রাখতে consent দিতে পারেন। আপনি option-টি নির্বাচন করলে এবং AVAS content logging চালু রাখলে তবেই পাঠযোগ্য excerpt সংরক্ষিত হওয়ার কথা। Consent না দিলে AVAS-এর local chat analytics-এ পাঠযোগ্য excerpt রাখা উচিত নয়, তবে one-way question hash ও সীমিত service metadata record হতে পারে। উপরে বর্ণিত নিয়মে উত্তর তৈরির জন্য আপনার প্রশ্ন OpenAI-তে পাঠানোর প্রয়োজন হতে পারে।

Clearing the visible chat removes the conversation from the current screen. It does not necessarily erase previously generated service metadata, security records or information already processed by a service provider.

Visible chat clear করলে বর্তমান screen থেকে conversation সরে যায়। এতে আগে তৈরি হওয়া service metadata, security record বা কোনো service provider ইতোমধ্যে process করেছে এমন তথ্য অবশ্যই মুছে যাবে এমন নয়।

4. How We Use Information | আমরা যেভাবে তথ্য ব্যবহার করি

AVAS may use information to:

• Provide, operate, maintain and improve the website and its services;
• Respond to enquiries, subscriptions, feedback, complaints and privacy requests;
• Receive, assess, investigate, refer and resolve safeguarding, PSEA, whistleblowing or other concerns;
• Register and administer authorised user accounts and reporting workflows;
• Review reports, applications, vacancies, tenders, quotations or other submissions;
• Communicate with applicants, members, partners, donors, service providers and stakeholders;
• Verify information, maintain accountability, conduct monitoring, evaluation, audit and organisational learning;
• Protect users, staff, affected people, AVAS systems and the public from fraud, spam, abuse, security threats or serious harm;
• Meet applicable legal, regulatory, contractual, donor, employment, safeguarding and record-keeping obligations;
• Establish, exercise or defend legal rights and resolve disputes.

AVAS তথ্য ব্যবহার করতে পারে:

• Website ও এর service প্রদান, পরিচালনা, রক্ষণাবেক্ষণ ও উন্নয়ন করতে;
• Enquiry, subscription, মতামত, অভিযোগ ও privacy request-এর উত্তর দিতে;
• Safeguarding, PSEA, whistleblowing বা অন্য উদ্বেগ গ্রহণ, মূল্যায়ন, তদন্ত, referral ও নিষ্পত্তি করতে;
• অনুমোদিত user account ও reporting workflow নিবন্ধন ও পরিচালনা করতে;
• Report, application, vacancy, tender, quotation বা অন্য submission পর্যালোচনা করতে;
• Applicant, member, partner, donor, service provider ও stakeholder-এর সঙ্গে যোগাযোগ করতে;
• তথ্য যাচাই, জবাবদিহিতা, monitoring, evaluation, audit ও organisational learning পরিচালনা করতে;
• Fraud, spam, abuse, security threat বা গুরুতর ক্ষতি থেকে user, staff, affected people, AVAS system ও জনসাধারণকে সুরক্ষা দিতে;
• প্রযোজ্য আইনগত, নিয়ন্ত্রক, চুক্তিগত, donor, employment, safeguarding ও record-keeping দায়িত্ব পালন করতে;
• আইনগত অধিকার প্রতিষ্ঠা, প্রয়োগ বা প্রতিরক্ষা এবং বিরোধ নিষ্পত্তি করতে।

5. Basis for Processing | তথ্য প্রক্রিয়াকরণের ভিত্তি

Depending on the circumstances and applicable law, AVAS processes information because you have given consent; because processing is necessary to provide a service or respond to your request; because AVAS has a legitimate organisational, security or accountability need that does not unfairly override your interests; because processing is required by law, contract or donor obligation; or because it is necessary to protect a person's vital interests or respond to a safeguarding risk.

পরিস্থিতি ও প্রযোজ্য আইন অনুযায়ী AVAS তথ্য প্রক্রিয়াকরণ করে কারণ আপনি consent দিয়েছেন; আপনার অনুরোধের উত্তর বা service প্রদানের জন্য তা প্রয়োজন; AVAS-এর বৈধ প্রাতিষ্ঠানিক, নিরাপত্তা বা জবাবদিহিতার প্রয়োজন রয়েছে যা অন্যায্যভাবে আপনার স্বার্থকে অগ্রাহ্য করে না; আইন, চুক্তি বা donor requirement অনুযায়ী তা প্রয়োজন; অথবা কোনো ব্যক্তির vital interest রক্ষা বা safeguarding risk মোকাবিলায় তা প্রয়োজন।

6. Cookies and Similar Technologies | Cookies ও অনুরূপ প্রযুক্তি

The website may use essential cookies or similar technologies for security, login and authentication, session management, form operation, language or display preferences and other functions requested by the user. Blocking essential cookies may prevent login, form submission or other website features from working correctly.

Website নিরাপত্তা, login ও authentication, session management, form operation, language বা display preference এবং user-এর অনুরোধ করা অন্যান্য function-এর জন্য essential cookie বা অনুরূপ technology ব্যবহার করতে পারে। Essential cookie বন্ধ করলে login, form submission বা website-এর অন্য feature সঠিকভাবে কাজ নাও করতে পারে।

Where Google reCAPTCHA or a similar anti-spam service is enabled, that provider may process limited device, browser, network and interaction information and use necessary cookies to detect automated abuse. Google services are subject to Google's Privacy Policy and Terms of Service.

Google reCAPTCHA বা অনুরূপ anti-spam service চালু থাকলে automated abuse শনাক্ত করতে সংশ্লিষ্ট provider সীমিত device, browser, network ও interaction information প্রক্রিয়াকরণ এবং প্রয়োজনীয় cookie ব্যবহার করতে পারে। Google service Google Privacy Policy ও Terms of Service-এর অধীন।

If AVAS introduces non-essential analytics, advertising or profiling cookies, the website will update this Policy and, where required, provide an appropriate consent choice before those technologies are used.

AVAS ভবিষ্যতে non-essential analytics, advertising বা profiling cookie চালু করলে এই Policy হালনাগাদ করবে এবং প্রয়োজন হলে সেগুলো ব্যবহারের আগে উপযুক্ত consent choice দেবে।

7. Comments, Avatars and Embedded Content | Comment, avatar ও embedded content

If comments are enabled and you leave a comment, the website may collect the information shown in the comment form together with the IP address and browser information for spam prevention and moderation. An anonymised hash derived from an email address may be sent to the Gravatar service to check for an avatar. After comment approval, an avatar may be publicly visible with the comment.

Comment চালু থাকলে এবং আপনি comment করলে spam prevention ও moderation-এর জন্য comment form-এ দেওয়া তথ্যের সঙ্গে IP address ও browser information সংগ্রহ করা হতে পারে। Avatar আছে কি না যাচাইয়ের জন্য email address থেকে তৈরি anonymised hash Gravatar service-এ পাঠানো হতে পারে। Comment অনুমোদিত হলে avatar comment-এর সঙ্গে publicly visible হতে পারে।

Pages may contain videos, maps, documents, social-media posts or other content embedded from external websites. Embedded content generally behaves as if you visited the external website directly. The external provider may collect information, use cookies and monitor your interaction, especially if you are logged in to that service. AVAS does not control the privacy practices of external websites.

Page-এ external website থেকে video, map, document, social-media post বা অন্য embedded content থাকতে পারে। Embedded content সাধারণত এমনভাবে কাজ করে যেন আপনি সরাসরি external website visit করেছেন। বিশেষ করে সংশ্লিষ্ট service-এ login করা থাকলে external provider তথ্য সংগ্রহ, cookie ব্যবহার ও আপনার interaction পর্যবেক্ষণ করতে পারে। External website-এর privacy practice AVAS নিয়ন্ত্রণ করে না।

8. Who We May Share Information With | কার সঙ্গে তথ্য শেয়ার করা হতে পারে

AVAS does not sell or rent your personal information. Information may be disclosed only where reasonably necessary to:

• Authorised AVAS personnel, management, designated focal persons, committees or investigators who need it for their assigned responsibilities;
• Relevant project teams, partner organisations, donors, auditors or professional advisers, subject to appropriate confidentiality and purpose limitations;
• Trusted service providers supporting hosting, email, form delivery, security, backup, authentication, analytics, maintenance or AI processing, including Hostinger, OpenAI, Google or other providers actually enabled on the website;
• Government, regulatory, judicial, emergency or law-enforcement authorities where disclosure is required by applicable law or reasonably necessary to protect a person, prevent serious harm, investigate suspected unlawful conduct or defend legal rights;
• A successor organisation or service provider if a website or organisational function is lawfully transferred, subject to appropriate safeguards.

AVAS আপনার ব্যক্তিগত তথ্য বিক্রি বা ভাড়া দেয় না। যুক্তিসংগতভাবে প্রয়োজন হলেই তথ্য প্রকাশ করা হতে পারে:

• দায়িত্ব পালনের জন্য তথ্য প্রয়োজন এমন অনুমোদিত AVAS personnel, management, designated focal person, committee বা investigator-এর কাছে;
• উপযুক্ত confidentiality ও purpose limitation সাপেক্ষে সংশ্লিষ্ট project team, partner organisation, donor, auditor বা professional adviser-এর কাছে;
• Hosting, email, form delivery, security, backup, authentication, analytics, maintenance বা AI processing-এ সহায়তাকারী trusted service provider-এর কাছে, যার মধ্যে website-এ বাস্তবে চালু থাকা Hostinger, OpenAI, Google বা অন্য provider থাকতে পারে;
• প্রযোজ্য আইনে প্রয়োজন হলে অথবা কোনো ব্যক্তিকে সুরক্ষা, গুরুতর ক্ষতি প্রতিরোধ, সম্ভাব্য বেআইনি কাজ তদন্ত বা আইনগত অধিকার রক্ষায় যুক্তিসংগতভাবে প্রয়োজন হলে government, regulatory, judicial, emergency বা law-enforcement authority-এর কাছে;
• Website বা কোনো organisational function আইনসম্মতভাবে transfer হলে উপযুক্ত safeguard সাপেক্ষে successor organisation বা service provider-এর কাছে।

Complaint, whistleblowing, PSEA and safeguarding information will be shared on a strict need-to-know basis, taking account of confidentiality, safety, dignity, due process and the best interests of affected people. AVAS cannot promise absolute confidentiality where disclosure is necessary to prevent serious harm or meet a legal obligation.

Complaint, whistleblowing, PSEA ও safeguarding information কঠোরভাবে need-to-know ভিত্তিতে শেয়ার করা হবে এবং confidentiality, safety, dignity, due process ও affected people-এর best interest বিবেচনা করা হবে। গুরুতর ক্ষতি প্রতিরোধ বা আইনগত দায়িত্ব পালনে disclosure প্রয়োজন হলে AVAS absolute confidentiality-এর নিশ্চয়তা দিতে পারে না।

9. International Processing | বাংলাদেশের বাইরে তথ্য প্রক্রিয়াকরণ

Some website, email, cloud, security, embedded-content and AI service providers may operate servers or technical infrastructure outside Bangladesh. This means information may be processed in countries with privacy requirements different from those in Bangladesh. AVAS seeks to use reputable providers and reasonable contractual, organisational, technical and access-control safeguards appropriate to the nature and risk of the information.

কিছু website, email, cloud, security, embedded-content ও AI service provider বাংলাদেশের বাইরে server বা technical infrastructure পরিচালনা করতে পারে। ফলে বাংলাদেশের তুলনায় ভিন্ন privacy requirement রয়েছে এমন দেশে তথ্য প্রক্রিয়াকরণ হতে পারে। তথ্যের ধরন ও ঝুঁকি অনুযায়ী AVAS reputable provider এবং যুক্তিসংগত contractual, organisational, technical ও access-control safeguard ব্যবহারের চেষ্টা করে।

10. How Long We Retain Information | তথ্য সংরক্ষণের সময়

AVAS retains personal information only for as long as reasonably necessary for the purpose for which it was collected and to meet legitimate legal, contractual, donor, employment, audit, security, accountability or safeguarding obligations.

AVAS যে উদ্দেশ্যে তথ্য সংগ্রহ করেছে সেই উদ্দেশ্য পূরণ এবং বৈধ আইনগত, চুক্তিগত, donor, employment, audit, security, accountability বা safeguarding দায়িত্ব পালনের জন্য যুক্তিসংগতভাবে যতদিন প্রয়োজন ততদিন তথ্য সংরক্ষণ করে।

Current AVAS AI Assistant settings are designed to apply the following periods:

• A temporary chat session record expires after approximately 24 hours;
• A readable, consent-based question excerpt may be retained for up to 30 days;
• Pseudonymous question metadata or unresolved-question records may be retained longer for service review and accountability, without a readable question excerpt where consent was not given;
• API usage records may be retained for up to 365 days;
• Resolved technical error logs may be retained for up to 90 days;
• OpenAI's own API retention is governed by its data controls, described in Section 3.

বর্তমান AVAS AI Assistant setting নিচের সময়সীমা প্রয়োগের জন্য তৈরি:

• Temporary chat session record প্রায় ২৪ ঘণ্টা পর expire হয়;
• Consent-এর ভিত্তিতে রাখা পাঠযোগ্য question excerpt সর্বোচ্চ ৩০ দিন রাখা হতে পারে;
• Service review ও accountability-এর জন্য pseudonymous question metadata বা unresolved-question record আরও বেশি সময় রাখা হতে পারে, তবে consent না থাকলে পাঠযোগ্য question excerpt ছাড়া;
• API usage record সর্বোচ্চ ৩৬৫ দিন রাখা হতে পারে;
• Resolved technical error log সর্বোচ্চ ৯০ দিন রাখা হতে পারে;
• OpenAI-এর নিজস্ব API retention Section 3-এ উল্লেখিত data control-এর অধীন।

Account records may be kept while an account is active and for a reasonable period after deactivation. Enquiries, applications, reports, complaints, investigations and safeguarding records may be retained while active and for an appropriate period after closure. The period will depend on the sensitivity of the information, risk of harm, limitation or audit requirements, donor or contractual conditions and the need to maintain an accountable record.

Account সক্রিয় থাকা পর্যন্ত এবং deactivation-এর পর যুক্তিসংগত সময় account record রাখা হতে পারে। Enquiry, application, report, complaint, investigation ও safeguarding record সক্রিয় থাকা অবস্থায় এবং closure-এর পর উপযুক্ত সময় পর্যন্ত রাখা হতে পারে। তথ্যের sensitivity, ক্ষতির ঝুঁকি, limitation বা audit requirement, donor বা contractual condition এবং accountable record রাখার প্রয়োজন অনুযায়ী সময়সীমা নির্ধারিত হবে।

When information is no longer required, AVAS may securely delete, anonymise or restrict it. Limited copies may remain temporarily in protected backups until the normal backup cycle expires.

তথ্য আর প্রয়োজন না হলে AVAS তা নিরাপদভাবে delete, anonymise বা restrict করতে পারে। স্বাভাবিক backup cycle শেষ না হওয়া পর্যন্ত protected backup-এ সীমিত copy সাময়িকভাবে থাকতে পারে।

11. How We Protect Information | আমরা যেভাবে তথ্য সুরক্ষিত রাখি

AVAS uses reasonable administrative, technical and organisational measures designed to protect information from unauthorised access, disclosure, alteration, loss or misuse. Measures may include secure website connections, access restrictions, role-based permissions, authentication controls, protected passwords and API credentials, input validation, rate limiting, security monitoring, software updates, backups, staff confidentiality and incident-response procedures.

AVAS অননুমোদিত access, disclosure, alteration, loss বা misuse থেকে তথ্য রক্ষার জন্য যুক্তিসংগত administrative, technical ও organisational ব্যবস্থা ব্যবহার করে। এসব ব্যবস্থার মধ্যে secure website connection, access restriction, role-based permission, authentication control, protected password ও API credential, input validation, rate limiting, security monitoring, software update, backup, staff confidentiality এবং incident-response procedure থাকতে পারে।

No website, transmission method or electronic storage system can be guaranteed completely secure. If AVAS identifies a security incident involving personal information, it will assess the incident, limit the risk and take appropriate action consistent with the nature of the incident and applicable obligations.

কোনো website, transmission method বা electronic storage system সম্পূর্ণ নিরাপদ বলে নিশ্চয়তা দেওয়া যায় না। ব্যক্তিগত তথ্য-সংক্রান্ত security incident শনাক্ত হলে AVAS তা মূল্যায়ন, ঝুঁকি সীমিত এবং ঘটনার ধরন ও প্রযোজ্য দায়িত্ব অনুযায়ী যথাযথ ব্যবস্থা নেবে।

12. Children, Survivors and Safeguarding | শিশু, survivor ও safeguarding

AVAS works with children, young people and adults who may face heightened risks. Information involving a child, survivor or other person at risk will be handled with additional care, restricted access and attention to safety, dignity, confidentiality and the best interests of the affected person.

AVAS শিশু, কিশোর-কিশোরী এবং অধিক ঝুঁকিতে থাকা প্রাপ্তবয়স্কদের সঙ্গে কাজ করে। শিশু, survivor বা ঝুঁকিতে থাকা অন্য ব্যক্তির তথ্য অতিরিক্ত সতর্কতা, সীমিত access এবং সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির safety, dignity, confidentiality ও best interest বিবেচনায় পরিচালিত হবে।

A child or young person may use an available feedback or complaint channel to raise a safeguarding concern. Where safe and appropriate, support from a trusted adult may be helpful, but access to a reporting mechanism should not depend on such support. Do not upload unnecessary photographs, identity documents or detailed personal information about a child or survivor.

কোনো শিশু বা কিশোর-কিশোরী safeguarding concern জানাতে available feedback বা complaint channel ব্যবহার করতে পারে। নিরাপদ ও উপযুক্ত হলে trusted adult-এর সহায়তা উপকারী হতে পারে, তবে report করার সুযোগ সেই সহায়তার ওপর নির্ভর করা উচিত নয়। শিশু বা survivor-এর অপ্রয়োজনীয় photograph, identity document বা বিস্তারিত personal information upload করবেন না।

The website and AI Assistant are not monitored as emergency services. If anyone is in immediate danger, contact the appropriate emergency service, responsible authority or trusted safeguarding focal person without delay.

Website ও AI Assistant emergency service হিসেবে সার্বক্ষণিক monitor করা হয় না। কেউ তাৎক্ষণিক বিপদে থাকলে দ্রুত উপযুক্ত emergency service, responsible authority বা trusted safeguarding focal person-এর সঙ্গে যোগাযোগ করুন।

13. Your Choices and Rights | আপনার পছন্দ ও অধিকার

Subject to applicable law and legitimate organisational obligations, you may ask AVAS to:

• Confirm whether it holds personal information about you;
• Provide access to or a copy of your personal information;
• Correct inaccurate or incomplete information;
• Delete information that is no longer required;
• Restrict or object to certain uses of your information;
• Withdraw consent where processing is based on consent;
• Stop non-essential communications or unsubscribe from an email list;
• Explain how a significant decision involving your information was made.

প্রযোজ্য আইন ও বৈধ প্রাতিষ্ঠানিক দায়িত্ব সাপেক্ষে আপনি AVAS-কে অনুরোধ করতে পারেন:

• আপনার ব্যক্তিগত তথ্য AVAS-এর কাছে আছে কি না নিশ্চিত করতে;
• আপনার ব্যক্তিগত তথ্য access বা copy দিতে;
• ভুল বা অসম্পূর্ণ তথ্য সংশোধন করতে;
• আর প্রয়োজন নেই এমন তথ্য delete করতে;
• তথ্যের নির্দিষ্ট ব্যবহার restrict করতে বা আপত্তি জানাতে;
• Consent-এর ভিত্তিতে processing হলে consent প্রত্যাহার করতে;
• Non-essential communication বন্ধ বা email list থেকে unsubscribe করতে;
• আপনার তথ্যসংশ্লিষ্ট গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত কীভাবে নেওয়া হয়েছে তা ব্যাখ্যা করতে।

Send a request to info@avas.org.bd or use https://avas.org.bd/contact/. Include enough information for AVAS to locate the relevant record, but do not send unnecessary sensitive information. AVAS may need to verify your identity and authority before responding.

অনুরোধ info@avas.org.bd-এ পাঠান অথবা https://avas.org.bd/contact/ ব্যবহার করুন। সংশ্লিষ্ট record খুঁজে পাওয়ার মতো যথেষ্ট তথ্য দিন, তবে অপ্রয়োজনীয় sensitive information পাঠাবেন না। উত্তর দেওয়ার আগে AVAS আপনার পরিচয় ও authority যাচাই করতে পারে।

A request may be limited where retention or disclosure is necessary for safeguarding, protection from harm, another person's privacy, legal compliance, investigation, audit, employment obligations, dispute resolution or the establishment, exercise or defence of legal rights. If you used an anonymous or pseudonymous service and AVAS cannot reliably identify the relevant record, AVAS may be unable to fulfil the request.

Safeguarding, ক্ষতি থেকে সুরক্ষা, অন্য ব্যক্তির privacy, legal compliance, investigation, audit, employment obligation, dispute resolution অথবা আইনগত অধিকার প্রতিষ্ঠা, প্রয়োগ বা প্রতিরক্ষার জন্য retention বা disclosure প্রয়োজন হলে অনুরোধ সীমিত হতে পারে। Anonymous বা pseudonymous service ব্যবহারের কারণে AVAS নির্ভরযোগ্যভাবে record শনাক্ত করতে না পারলে অনুরোধ পূরণ করা সম্ভব নাও হতে পারে।

14. Third-Party Websites and Services | Third-party website ও service

The website may link to external websites, documents, social-media pages, payment or communication services. AVAS is not responsible for the content, security or privacy practices of services it does not control. Review the relevant provider's privacy notice before submitting information or following an external link.

Website থেকে external website, document, social-media page, payment বা communication service-এর link দেওয়া হতে পারে। AVAS যে service নিয়ন্ত্রণ করে না তার content, security বা privacy practice-এর জন্য দায়ী নয়। তথ্য জমা দেওয়ার বা external link ব্যবহারের আগে সংশ্লিষ্ট provider-এর privacy notice পর্যালোচনা করুন।

15. Changes to This Privacy Policy | এই নীতির পরিবর্তন

AVAS may update this Privacy Policy when its website, programmes, forms, plugins, service providers, AI functions, security practices or legal and organisational requirements change. The latest version will be published on this page with a revised date. Where appropriate, AVAS may also communicate significant changes through the website or another suitable channel.

Website, programme, form, plugin, service provider, AI function, security practice অথবা আইনগত ও প্রাতিষ্ঠানিক requirement পরিবর্তিত হলে AVAS এই Privacy Policy হালনাগাদ করতে পারে। Revised date-সহ সর্বশেষ version এই page-এ প্রকাশ করা হবে। প্রয়োজন অনুযায়ী AVAS website বা অন্য উপযুক্ত মাধ্যমে গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তন জানাতে পারে।

16. Contact Us | যোগাযোগ করুন

For questions about this Privacy Policy, a request concerning your personal information or a concern about how information has been handled, contact:

এই Privacy Policy, আপনার ব্যক্তিগত তথ্য-সংক্রান্ত অনুরোধ অথবা তথ্য পরিচালনার বিষয়ে কোনো উদ্বেগ থাকলে যোগাযোগ করুন:

Association of Voluntary Actions for Society (AVAS)
AVAS Bhaban, Amirkutir Lane, Alekanda, Barishal-8200, Bangladesh
Email: info@avas.org.bd
Hotline: +8801805012393
Contact page: https://avas.org.bd/contact/

For a complaint, whistleblowing, PSEA or safeguarding concern, you may also use the official reporting channels published on the AVAS website. Please do not submit urgent or highly sensitive case details through the AVAS AI Assistant.

Complaint, whistleblowing, PSEA বা safeguarding concern-এর জন্য AVAS website-এ প্রকাশিত official reporting channel-ও ব্যবহার করতে পারেন। AVAS AI Assistant-এর মাধ্যমে জরুরি বা অত্যন্ত sensitive case detail জমা দেবেন না।